Événementiel
Les projets événementiels que j’ai menés pendant mes deux années de BTS m’ont permis de progresser en termes d’organisation, de gestion de projet et de gestion du stress. Ils m’ont également aidé à déterminer dans quelle branche je souhaitais m’orienter.
CONTEST DE SKATE
Préparation de l’événement
The Corner collabore avec le festival des 3Éléphants à Laval depuis 2022. Cette année-là, le festival a contacté mon ancienne responsable pour organiser un contest de skate dans le centre-ville pendant les deux jours de l’événement, en partenariat avec le collectif de DJ « La Boum ».
En 2023, à mon arrivée à The Corner, j’ai été chargé, avec ma responsable, d’organiser cet événement en collaboration avec un membre du bureau du festival des 3Éléphants et les membres du collectif La Boum.
Nous avons tenu plusieurs réunions de briefing au cours desquelles nous avons abordé plusieurs points : le choix du lieu, la date et l’horaire, le format de l’événement (en optant par exemple pour une compétition de street, de bowl, etc.), les inscriptions, les règles de sécurité, le choix des juges, les prix et récompenses, la promotion et la communication, les aspects logistiques et d’infrastructure, ainsi que les autorisations et assurances nécessaires.
Organisation de l’événement
The Corner jouait un rôle crucial dans ce contest. En effet, j’étais responsable de plusieurs aspects, notamment le choix du lieu avec toute l’équipe, la fixation de la date et des horaires, la promotion et la communication (avant, pendant et après l’événement), ainsi que la gestion des prix et des récompenses.
Nous avons opté pour le skatepark Saint Bibou dans le quartier fermé de Laval comme lieu, avec des horaires d’ouverture toute la journée le samedi 13 mai 2023, pendant le festival. En ce qui concerne les récompenses et les prix, nous avons décidé d’offrir une planche de skate du magasin avec tout le matériel nécessaire, ainsi qu’une place pour le festival. J’ai également participé à l’organisation du festival, en travaillant avec les prestataires, etc.
Déroulement de l’événement
Tout au long du contest, j’étais en charge de capturer des vidéos et des photos afin de réaliser un montage vidéo pour faire un retour de l’événement aux clients et aux fans de skate.
L’objectif était de valoriser ce sport, souvent associé à des stéréotypes, mais qui mérite d’être reconnu autrement.
Grâce aux événements similaires que celui que j’ai pu aider à réaliser, le skate est maintenant un sport mondialement reconnu car il se présente aux jeux olympiques 2024.
Conclusion & auto-évaluation
Pour moi, cette expérience a été extrêmement bénéfique, car elle m’a permis de me dépasser tout en appréciant le travail que j’effectuais. J’ai acquis des compétences en organisation d’événements et j’ai compris la quantité de travail nécessaire pour assurer son bon déroulement.
Le Contest de Skate était le premier événement auquel j’ai participé à l’organisation, donc je n’étais pas parfaitement préparé ni suffisamment expérimenté. Néanmoins, j’ai pu apprendre, communiquer et prendre conscience de l’ampleur du travail nécessaire. Malgré les difficultés rencontrées, cet événement s’est très bien déroulé et je ne pourrai jamais assez remercier les membres du festival, du collectif de DJ ainsi que mon ancienne responsable, qui m’ont permis de me familiariser avec le domaine de l’événementiel.
ÉVÉNEMENTS BDE LION CREW
Pour commencer, j’ai décidé de créer le BDE Lion Crew après avoir participé à de nombreux événements et en avoir organisé pendant ma première année en alternance. Cela m’a donné l’envie de dynamiser la vie étudiante sur mon campus et de faire vibrer les étudiants.
Les événements organisés par notre équipe sont simples mais extrêmement efficaces pour permettre aux étudiants de s’amuser et de passer de bonnes soirées.
Réunion
Avec toute l’équipe du BDE, nous nous réunissons pour organiser tous les événements que nous pouvons réaliser : soirées, pique-niques, activités, etc.
Organisation
Ensuite, nous répartissons toutes les tâches liées aux événements entre différents pôles : communication, trésorerie, organisation des événements et relations commerciales.
Déroulement
Pendant le déroulement des événements, tout comme lors de l’organisation, chacun d’entre nous joue un rôle crucial en fonction de son domaine d’intervention.
Toutes les annonces de nos soirées, événements sur le campus, sorties associatives, etc., sont diffusées principalement via Instagram. Nous choisissons ce média car les étudiants de notre campus sont plus réceptifs et familiers avec cette plateforme.
Conclusion & auto-évaluation
Les vidéos récapitulatives des soirées constituent l’aboutissement de notre démarche. En effet, grâce à ces vidéos, les étudiants créent des souvenirs qui ont une importance particulière pour nous. Ces souvenirs représentent un objectif, car grâce à notre contribution, les étudiants pourront se remémorer leur vie étudiante.
Tout d’abord, je ne pourrais jamais assez remercier les autres étudiants qui occupent une place importante au sein du BDE. Grâce à eux, je n’aurais jamais pu organiser ce type de soirées et d’événements. En ce qui concerne mon auto-évaluation, je dirais que combiner passion et travail constitue le meilleur moyen de progresser. En effet, grâce aux autres membres du bureau et aux rencontres que j’ai faites lors de l’organisation de ces événements, je me suis dépassé et j’ai su rebondir face à chaque difficulté. Je conseille vivement aux étudiants de ne pas hésiter s’ils souhaitent s’investir dans la vie étudiante de leur campus. C’est grâce à cela que j’en suis là aujourd’hui et que je souhaite continuer dans cette voie.
SALON ARTIBAT
Préparation de l’événement
Avant toutes choses, j’ai entamé un processus visant à comprendre en profondeur les attentes et les objectifs de Socamont. Cette démarche a débuté par un entretien approfondi avec ma tutrice, au cours duquel j’ai recueilli des informations précieuses sur les ambitions et les besoins de l’entreprise pour sa participation à cet événement stratégique.
Pour structurer mes observations et saisir les points clés de la discussion, j’ai choisi une méthode méthodique vu durant ma formation. J’ai rédigé un compte rendu de l’entretien en utilisant la méthode QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Pourquoi), ce qui m’a permis de synthétiser de manière claire et concise les éléments essentiels de la demande de l’annonceur.
Parallèlement, j’ai également élaboré une matrice SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) pour analyser de manière approfondie les avantages concurrentiels de Socamont, ses points à améliorer potentiels, ainsi que les opportunités et les défis liés à sa participation à l’événement ARTIBAT.
Organisation de l’événement
Nous avons collaboré avec toute l’équipe de marketing et de communication de l’entreprise pour organiser l’événement. Ma responsable s’est occupée de la partie administrative, tandis que mes collègues et moi avons géré la disposition de notre stand au salon, la sélection des éléments importants à emporter, ainsi que la coordination avec les prestataires pour la nourriture, etc.
Pour le Salon, nous avons créer des polos, des sous-verres et des verres pour être reconnaissable lors de l’événement.
J’ai animé plusieurs réunions avec l’équipe pour déterminer qui participerait et quand au salon, sachant qu’il se déroule sur trois jours. Nous avons également décidé d’organiser un jeu concours pour les prospects pendant le salon, offrant comme prix une nuit dans un hôtel de luxe en Mayenne.
Après avoir pris toutes ces décisions, nous nous sommes mis au travail afin que le salon se déroule de la meilleure manière possible et pour éviter tout retard.
Déroulement de l’événement
J’étais présent le jour de la mise en place et également le dernier jour du salon pour tout ranger. Pendant cet événement, ma responsable et moi avons pris en charge la mise en place du stand et avons capturé des vidéos et des photos afin de les partager sur les réseaux sociaux. J’ai également eu l’occasion de faire un petit tour du salon pour évaluer notre emplacement par rapport aux concurrents, à l’entrée du bâtiment et aux zones d’affluence des visiteurs.
Conclusion & auto-évaluation
Durant cet événement, l’organisation est le point le plus crucial pour assurer le bon déroulement des activités. J’ai appris à être prévoyant, à anticiper les besoins et à surmonter les difficultés qui se présentent. J’ai adoré organiser ce salon, d’une part parce que c’était une première expérience enrichissante, et d’autre part, j’ai rencontré des personnes qui m’ont beaucoup appris.